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Come fare una convenzione
(pagina 1 - schema)
Parti ed argomenti della scheda:
 Introduzione 
 Come iniziare 
 Descrizione dell'incarico 
 Dati tecnici e pagamenti 
 Conclusioni 
Tutti i tecnici, ma anche i privati committenti o gli enti pubblici, hanno il dovere di evitare controversie relative all'incarico. Per tale motivo è sempre utile, quando non necessaria, stabilire una convenzione tra le parti con tutte le principali condizioni e con le somme precise degli onorari e delle spese. Certamente non sarà possibile stabilire tutto quanto può accadere in corso di svolgimento del lavoro, ma almeno si avrà un documento firmato al quale risalire in caso di contestazioni. 
Le leggi vigenti in materia ed il Codice Civile sono comunque di aiuto per ciò che non è previsto, ma la convenzione o, nei casi più semplici, la lettera d'incarico è un atto imprescindibile per mostrare le proprie ragioni se insorgessero disaccordi tra il committente ed il professionista. 
Questa scheda è scritta in modo semplice e chiaro per fornire un primo punto di partenza a chi deve affrontare il problema, piccolo che possa essere, di scrivere correttamente (dal punto di vista tecnico e legale) una convenzione. Fa parte di una serie di pagine di approccio al lavoro dello studio professionale. 
Esse possono essere lette da chiunque, senza alcuna particolare preparazione come è nella filosofia di questo nostro sito, ma bisogna avvertire il lettore che le troverà maggiormente interessanti se egli possiede una cultura di base sull'edilizia e sulla progettazione architettonica.  Gli studenti, i neolaureati o neodiplomati, gli appassionati del ramo, coloro che lavorano a vario titolo nell'industria delle costruzioni o nella vendita dei materiali edili, gli amministratori locali e coloro che si accingono a risolvere un problema che implica una prestazione professionale avranno certamente un valido aiuto da questa e da altre centinaia di pagine similari di questo sito.
 
 
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Introduzione
La convenzione è il documento che stabilisce le condizioni tra le parti, il committente ed il professionista, sulle modalità di svolgimento dell'incarico. E' anche il contratto al quale si farà riferimento in caso di contestazioni e, pertanto, deve essere redatto con la massima attenzione e cura. 
Ci riferiremo in questa pagina soprattutto ad una convenzione con un cliente privato: quella con un ente pubblico ha delle particolarità che sono trattate in un'altra scheda tecnica di questo sito. 
 
 
Come iniziare
Non è necessaria la carta bollata e nemmeno la registrazione dell'atto, a meno che non si voglia far certificare la data certa della firma del contratto. Ma è sufficiente avere una copia per ognuna delle parti regolarmente accettata e firmata ed evitare spese inutili, specialmente quando si tratta di incarichi di minimo importo. 
E' opportuno conoscere con precisione i luoghi dell'intervento, le caratteristiche, le prestazioni richieste, gli onorari stabiliti, le modalità di pagamento, le spese, i dati del cliente e quelli del professionista. 
Dopo di ciò si può stilare una prima bozza che andrà sottoposta al vaglio del cliente (se scritta dal tecnico e viceversa). 
Se si ha disponibile uno schema già pronto (e correttamente redatto) è molto meglio aggiungere, modificare ed archiviare e stampare la nuova convenzione. In caso contrario bisogna procedere con la scrittura (o chiedere uno stampato tipo a chi è esperto del ramo). In questo caso occorre un parere di un avvocato e, contemporaneamente, di un tecnico: il primo per impostare legalmente il contratto ed il secondo per descrivere la tipologia dell'incarico e stabilire gli onorari secondo la tariffa professionale o diversamente. 
Qualora ne hai bisogno puoi anche rivolgerti direttamente a noi in questo modulo di richiesta. 
 
 
Descrizione dell'incarico
Un momento importante della convenzione è la descrizione dell'incarico da conferire. Bisogna riferirsi, in caso di prestazioni previste dalla tariffa professionale, alle classi e categorie ivi inserite ed anche alle distinte prestazioni parziali. Non importa se poi non verranno applicate le aliquote della legge per il calcolo della parcella in quanto, seppure vigono i minimi tariffari per i contratti tra privati, i giudici hanno sempre considerato valido un contratto apparentemente in contratsto in tal senso. Evidentemente le prestazioni possono essere valutate non completamente rispondenti a quelle della tariffa e, quindi, possono essere compensate con importi minori. 
Comunque la descrizione dell'incarico deve essere il più possibile precisa, fin quanto è dato sapere in quel momento, comprendendo voci quali: 
- rilievi; 
- fotografie; 
- indagini catastali; 
- progetto preliminare; 
- progetto definitivo; 
- progetto architettonico; 
- calcoli statici e antisismici; 
- particolari costruttivi; 
- relazioni varie; 
- valutazioni; 
- perizie di vario tipo; 
- spese (distinte in modo preciso). 
A ciò va aggiunta la grandezza fisica del progetto: volume dell'intervento (se necessario), metri quadrati, sistemazioni esterne. 
 
 
 
Dati tecnici e pagamenti
La convenzione dovrà riportare tutti i dati tecnici utili ai fini della completa definizione dell'oggetto dell'incarico (foglio di mappa e particella del terreno in caso di nuova costruzione, indirizzo in caso di intervento sull'esistente), oltre alle principali caratteristiche del progetto. 
Si riporta uno schema esemplificativo: 
 
DATI TECNICI progetto
- Comune, foglio e particella
- tipo di zona omogena:  
(A, B, C, ...);
- ampiezza del lotto mq.
- area coperta mq.
- volume costruito mc.
- volume interrato mc.
- altezza massima m.
- numero di piani: 
- superficie lorda edificata mq.
- superficie netta (interna) mq.
Si possono quindi, eventualmente, indicare anche le superfici nette calpestabili di ogni piano e di ogni vano, o il numero degli appartamenti, o delle unità immobiliari. 
Bisogna indicare gli altri dati relativi all'onorario pattuito: 
- onorario per ogni tipologia di prestazione (anche sotto forma di tabella); 
- spese a carico del committente o in modo forfettario; 
- modalità di pagamento (anticipi, rate); 
- tempi dei pagamenti (dopo la presentazione dei documenti, dopo l'approvazione, al completamento di ogni impalcato, ecc.); 
- le fatture (il contributo per la cassa nazionale del professionista e l'IVA); 
- l'eventuale penale per inadempienza parziale (ritardi). 
La convenzione deve essere datata e firmata dalle parti contraenti: su di essa possono anche essere annotati gli anticipi e le rate versate con le ulteriori firme. 
 
 
Conclusioni
La convenzione è la prima prova, per il tecnico, di aver ricevuto un incarico e la conferma, per il privato di averlo conferito. Essa non è mai superflua, anche quando non è prescritta dalla legge, in quanto permette alle parti di evitare lunghe, noiose ed indecifrabili cause civili o addirittura penali (le quali non è quasi mai dato sapere che piega possano prendere).  
E' meglio evitare qualunque tipo di discussione o di controversia, fin quanto è possibile: verba volant, scripta manent (dicevano i latini). La cui traduzione libera è: le parole se le porta il vento, gli scritti restano.