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Come fare una convenzione con un ente pubblico
(pagina 1 - schema)
Parti ed argomenti della scheda:
 Introduzione 
 Come iniziare 
 Descrizione dell'incarico 
 Dati tecnici e pagamenti 
 Conclusioni 
Tutti i tecnici, ma anche tutti gli enti pubblici committenti, hanno il dovere di evitare controversie relative all'incarico. Per tale motivo è sempre necessario stabilire una convenzione tra le parti con tutte le principali condizioni e con le somme precise degli onorari e delle spese. Anche se non sarà possibile stabilire tutto quanto può accadere in corso di svolgimento del lavoro, ma almeno si avrà un documento firmato al quale risalire in caso di contestazioni, inoltre la validità dell'incarico ed il successivo diritto al pagamento della parcella deriva proprio dall'esistenza di una convenzione. 
Questa scheda è scritta in modo semplice e chiaro per fornire un primo punto di partenza a chi deve affrontare il problema, piccolo che possa essere, di scrivere correttamente (dal punto di vista tecnico e legale) una convenzione. Fa parte di una serie di pagine di approccio al lavoro dello studio professionale. 
Esse possono essere lette da chiunque, senza alcuna particolare preparazione come è nella filosofia di questo nostro sito, ma bisogna avvertire il lettore che le troverà maggiormente interessanti se egli possiede una cultura di base sull'edilizia e sulla progettazione architettonica.  Gli studenti, i neolaureati o neodiplomati, gli appassionati del ramo, coloro che lavorano a vario titolo nell'industria delle costruzioni o nella vendita dei materiali edili, gli amministratori locali e coloro che si accingono a risolvere un problema che implica una prestazione professionale avranno certamente un valido aiuto da questa e da altre centinaia di pagine similari di questo sito.
 
 
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Introduzione
La convenzione è il documento che stabilisce le condizioni tra le parti, il committente ed il professionista, sulle modalità di svolgimento dell'incarico. E' anche il contratto al quale si farà riferimento in caso di contestazioni e, pertanto, deve essere redatto con la massima attenzione e cura. 
Ci riferiremo in questa pagina soprattutto ad una convenzione con un ente pubblico: quella tra il tecnico ed un privato è esposta in un'altra scheda del sito a cui si rimanda. 
 
 
Come iniziare
Non è necessaria la carta bollata e nemmeno la registrazione dell'atto, tanto più che esso può anche essere raccolto in un archivio comunale normalmente chiamato "delle scritture private". E' sufficiente avere una copia, per ognuna delle parti, regolarmente accettata e firmata dai rispettivi legali rappresentanti (ad esempio il sindaco ed il professionista). 
Il disciplinare d'incarico professionale deve essere scritto sotto forma di articoli suddivisi in parti. Esse possono essere riassunte in questo modo: 
1) generalità; 
2) norme per l'incarico; 
3) onorari; 
4) norme finali. 
Per ciascuna si scriveranno una serie di articoli che stabiliscano con puntualità le varie circostanze dell'incarico, le sue modalità esecutive, i tempi, gli onorari, le controversie. 
Se si ha disponibile uno schema già pronto (e correttamente redatto) è molto meglio aggiungere, modificare ed archiviare e stampare la nuova convenzione. In caso contrario bisogna procedere con la scrittura (o chiedere uno stampato tipo a chi è esperto del ramo). In questo caso occorre un parere di un avvocato e, contemporaneamente, di un tecnico: il primo per impostare legalmente il contratto ed il secondo per descrivere la tipologia dell'incarico e stabilire gli onorari secondo la tariffa professionale o diversamente. I consigli esposti in queste pagine possono essere sufficienti. 
Qualora ne hai bisogno puoi anche rivolgerti direttamente a noi in questo modulo di richiesta. 
 
 
Descrizione dell'incarico
L'oggetto dell'incarico deve risultare in modo chiaro ed aderente a quanto già approvato in una eventuale delibera precedente e di cui il disciplinare è una diretta conseguenza.  
Bisogna premettere, nella convenzione, un'intestazione con l'oggetto e le generalità delle parti. Quindi sarà possibile definire con appositi articoli l'affidamento ed il costo presunto dell'opera, le prescrizioni nell'espletamento dell'incarico tecnico. 
Nella parte seconda devono essere esplicitate le norme particolari con i termini per la consegna degli elaborati, le prestazioni per saggi, scavi, prove, le copie da consegnare, le modifiche, le varianti. 
Nella parte riguardante gli onorari bisogna definirli con preciso riferimento alle leggi vigenti, al costo dell'opera, alla classe ed alla categoria della tariffa professionale. Sono importanti le modalità di liquidazione, le rate, gli importi. 
Nell'ultima parte possono essere inserite le penali, i casi di revoca dell'incarico, le controversie ed altre normative come l'esecutività della convenzione (normalmente da notificare al professionista dopo eventuali ulteriori altre approvazioni). 
Completa il disciplinare la data e le firme delle parti. 
 
 
 
Dati tecnici e pagamenti
Nella convenzione debbono essere riportati tutti i dati tecnici relativi all'intervento. Pertanto possono essere raccolti sotto forma di tabelle gli elementi strettamente riguardanti il progetto (o un altro tipo di lavoro richiesto). 
Si riporta uno schema esemplificativo: 
 
DATI TECNICI progetto
- Comune, foglio e particella
- tipo di zona omogena:  
(A, B, C, ...);
- ampiezza del lotto mq.
- area coperta mq.
- volume costruito mc.
- volume interrato mc.
- altezza massima m.
- numero di piani: 
- superficie lorda edificata mq.
- superficie netta (interna) mq.
Si possono quindi, eventualmente, indicare anche le superfici nette calpestabili di ogni piano e di ogni vano, o il numero degli ambienti, o delle unità immobiliari, o altre quantità rilevanti (numero di posti auto per un parcheggio, numero di posti letto per un ospedale, numero di spettatori per un locale di spettacolo). 
Bisogna indicare per quanto riguarda i dati relativi all'onorario pattuito: 
- onorario per ogni tipologia di prestazione (anche sotto forma di tabella); 
- spese a carico del committente o in modo forfettario; 
- modalità di pagamento (anticipi, rate); 
- tempi dei pagamenti (dopo la presentazione dei documenti, dopo l'approvazione, a stati di avanzamento dei lavori, ecc.); 
- le fatture (il contributo per la cassa nazionale del professionista e l'IVA); 
- l'eventuale penale per inadempienza parziale (ritardi). 
In definitiva possono essere necessari una ventina di articoli, per il resto comunque esistono le leggi in materia che regolano il rapporto. 
 
 
Conclusioni
La convenzione è la prima prova, per il tecnico, di aver ricevuto un incarico e la conferma, per l'ente di averlo conferito e a quali condizioni. Essa è prescritta dalla legge per gli incarichi pubblici e permette alle parti di evitare lunghe, noiose ed indecifrabili cause civili o addirittura penali (le quali non è quasi mai dato sapere che piega possano prendere). Inoltre si consideri che, molto spesso, i lavori pubblici iniziano con un'amministrazione e si protraggono con altre non sempre dello stesso colore politico. 
E' meglio prevenire qualunque tipo di discussione o di controversia, fin quanto è possibile: verba volant, scripta manent (dicevano i latini). La cui traduzione libera è: le parole se le porta il vento, gli scritti restano.